Hướng dẫn Quản lý Khách hàng & Công ty
Tổng quan
Hệ thống quản lý khách hàng và công ty cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng cá nhân và công ty. Hỗ trợ tự động cập nhật thông tin khi đặt vé và liên kết khách hàng với công ty.
Tính năng chính:
✅ Quản lý thông tin khách hàng cá nhân
✅ Quản lý thông tin công ty (mã số thuế)
✅ Liên kết khách hàng với công ty
✅ Tự động cập nhật khi đặt vé
✅ Tìm kiếm nhanh theo số điện thoại
✅ Lịch sử giao dịch
Luồng hoạt động:
Khách hàng đặt vé
↓
Nhập thông tin khách hàng
↓
Có thuộc công ty không?
├── Có → Nhập/Chọn công ty
└── Không → Khách lẻ
↓
Lưu thông tin
↓
Tự động cập nhật nếu đã tồn tại
Quản lý Khách hàng
Truy cập quản lý khách hàng
Menu: Danh mục > Khách hàng
Tạo khách hàng mới
Bước 1: Click "THÊM MỚI"
Bước 2: Điền thông tin cơ bản
┌─── Thông tin khách hàng ────────────────┐
│ │
│ Họ tên*: Nguyễn Văn A │
│ │
│ Số điện thoại*: 0901234567 │
│ (dùng để tìm kiếm) │
│ │
│ Email: [email protected] │
│ (tùy chọn) │
│ │
│ Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ │
│ Quận 1, TP.HCM │
│ (tùy chọn) │
│ │
│ Giới tính*: [Dropdown] │
│ ○ Nam │
│ ○ Nữ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn công ty (nếu có)
┌─── Thông tin công ty (Tùy chọn) ────────┐
│ │
│ Công ty: [Dropdown] │
│ - Không có │
│ - CÔNG TY ABC │
│ - CÔNG TY XYZ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
Bước 4: Lưu
Click "Thêm mới"
Tự động cập nhật khi đặt vé
Tình huống: Khách hàng A đã có trong hệ thống, đặt vé lần 2
Luồng xử lý:
1. Nhân viên nhập SĐT: 0901234567
↓
2. Hệ thống tìm thấy khách hàng A
↓
3. Hiển thị thông tin sẵn có:
- Tên: Nguyễn Văn A
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ
↓
4. Nhân viên có thể:
- Giữ nguyên thông tin
- Hoặc cập nhật thông tin mới
↓
5. Lưu đặt vé → Tự động cập nhật thông tin khách hàng
Quy tắc cập nhật:
- Tìm theo số điện thoại (unique)
- Nếu tìm thấy → Cập nhật thông tin
- Nếu không tìm thấy → Tạo mới
Sửa thông tin khách hàng
1. Tìm khách hàng (theo tên, SĐT, email)
2. Click nút "Sửa" (icon bút)
3. Cập nhật thông tin:
- Tên
- Email
- Địa chỉ
- Giới tính
- Công ty
4. Lưu
Lưu ý:
- Không cho phép sửa số điện thoại (unique key)
- Muốn đổi SĐT → Tạo khách hàng mới
Vô hiệu hóa khách hàng
1. Tìm khách hàng
2. Click nút "Xóa" (icon thùng rác)
3. Xác nhận
Kết quả:
- Khách hàng chuyển sang INACTIVE
- Không hiển thị trong danh sách active
- Lịch sử giao dịch vẫn giữ nguyên
- Có thể kích hoạt lại
Quản lý Công ty
Truy cập quản lý công ty
Menu: Danh mục > Công ty
Tạo công ty mới
Bước 1: Click "THÊM MỚI"
Bước 2: Điền thông tin công ty
┌─── Thông tin công ty ───────────────────┐
│ │
│ Tên công ty*: CÔNG TY TNHH THINKSOFT │
│ │
│ Mã số thuế*: 0123456789 │
│ (10-13 số) │
│ │
│ Số điện thoại: 0281234567 │
│ │
│ Email: [email protected] │
│ │
│ Địa chỉ: 456 Lê Lợi │
│ Quận 1, TP.HCM │
│ │
└──────────────────────────────────────────┘
Bước 3: Lưu
Click "Thêm mới"
Tự động cập nhật công ty
Tình huống: Khách hàng thuộc công ty ABC đặt vé
Luồng xử lý:
1. Nhập thông tin công ty với MST: 0123456789
↓
2. Hệ thống tìm công ty theo MST
↓
3. Nếu tìm thấy:
- Hiển thị thông tin công ty
- Tự động cập nhật nếu có thay đổi
↓
4. Nếu không tìm thấy:
- Tạo công ty mới với MST này
↓
5. Liên kết khách hàng với công ty
Quy tắc:
- Tìm theo Mã số thuế (unique)
- MST không đổi → Luôn cập nhật cùng 1 công ty
- Đảm bảo thông tin công ty luôn mới nhất
Liên kết khách hàng với công ty
Cách 1: Khi tạo khách hàng
Tạo khách hàng mới
→ Chọn công ty từ dropdown
→ Lưu
Cách 2: Khi sửa khách hàng
Sửa khách hàng
→ Chọn/Đổi công ty
→ Lưu
Cách 3: Khi đặt vé
Nhập thông tin khách hàng
→ Nhập thông tin công ty
→ Hệ thống tự động liên kết
Tìm kiếm & Lọc
Tìm kiếm khách hàng
Tìm theo:
- Tên: "Nguyễn Văn A"
- Số điện thoại: "0901234567"
- Email: "[email protected]"
Giao diện:
┌─── Tìm kiếm ────────────────────────────┐
│ │
│ [🔍 Tìm kiếm...] │
│ │
│ Nhập: Tên, SĐT hoặc Email │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
Lọc khách hàng
┌─── Bộ lọc ──────────────────────────────┐
│ │
│ Trạng thái: [Dropdown] │
│ - Tất cả │
│ - Đang hoạt động │
│ - Ngưng hoạt động │
│ │
│ Giới tính: [Dropdown] │
│ - Tất cả │
│ - Nam │
│ - Nữ │
│ │
│ Công ty: [Dropdown] │
│ - Tất cả │
│ - Khách lẻ (không công ty)│
│ - CÔNG TY ABC │
│ - CÔNG TY XYZ │
│ │
└──────────────────────────────────────────┘
Ví dụ thực tế
VÍ DỤ 1: Khách hàng lẻ đặt vé
Tình huống: Khách Nguyễn Văn A đến quầy đặt vé lần đầu
Các bước:
1. Nhân viên tạo đặt chỗ mới
↓
2. Nhập thông tin khách hàng:
- Tên: Nguyễn Văn A
- SĐT: 0901234567
- Email: [email protected]
- Giới tính: Nam
- Công ty: Không chọn (khách lẻ)
↓
3. Chọn gói bán và thanh toán
↓
4. Hệ thống tự động:
- Tạo khách hàng mới (ID: 1)
- Lưu thông tin
- Tạo đặt chỗ
↓
5. Hoàn tất
Lần sau khách A quay lại:
1. Nhập SĐT: 0901234567
↓
2. Hệ thống tự động điền:
- Tên: Nguyễn Văn A
- Email: [email protected]
↓
3. Nhân viên kiểm tra và đặt vé
↓
4. Thông tin khách hàng được cập nhật (nếu có thay đổi)
VÍ DỤ 2: Khách hàng công ty đặt vé
Tình huống: Nhân viên Công ty ABC đặt vé
Các bước:
1. Nhập thông tin khách hàng:
- Tên: Trần Thị B
- SĐT: 0902345678
- Email: [email protected]
↓
2. Nhập thông tin công ty:
- Tên: CÔNG TY TNHH ABC
- MST: 0123456789
- SĐT: 0281111111
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: 789 Lý Thường Kiệt, Q10
↓
3. Hệ thống xử lý:
- Tìm công ty theo MST: 0123456789
- Nếu chưa có → Tạo công ty mới
- Nếu đã có → Cập nhật thông tin
↓
4. Tạo/Cập nhật khách hàng:
- Tìm theo SĐT: 0902345678
- Liên kết với công ty (company_id)
↓
5. Hoàn tất đặt vé
Kết quả trong DB:
Bảng companies:
id: 5
name: CÔNG TY TNHH ABC
tax_code: 0123456789
phone: 0281111111
email: [email protected]
Bảng customers:
id: 2
name: Trần Thị B
phone: 0902345678
email: [email protected]
company_id: 5 (→ liên kết với Công ty ABC)
VÍ DỤ 3: Cập nhật thông tin tự động
Tình huống: Khách B thuộc Công ty ABC đặt vé lần 2, công ty đổi địa chỉ
Lần 1 (đã lưu):
Công ty ABC:
- Địa chỉ: 789 Lý Thường Kiệt, Q10
Lần 2 (khách B đặt vé lại):
1. Nhập SĐT khách: 0902345678
→ Hệ thống tìm thấy khách B
→ Hiển thị thông tin công ty ABC
↓
2. Nhân viên cập nhật địa chỉ công ty mới:
- Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Linh, Q7 (mới)
↓
3. Lưu đặt vé
↓
4. Hệ thống tự động cập nhật:
- Công ty ABC → Địa chỉ mới
→ Tất cả nhân viên công ty ABC đều có địa chỉ mới
Lợi ích:
- Không cần cập nhật từng khách hàng
- Thông tin công ty luôn đồng bộ
- Tiết kiệm thời gian
Lưu ý quan trọng
⚠️ Quy tắc bắt buộc
1. Về Số điện thoại:
✅ Hợp lệ:
- 0901234567 (10 số, bắt đầu 09/08/07/03)
- 0281234567 (10 số, bắt đầu 028/024...)
❌ Không hợp lệ:
- 901234567 (thiếu số 0)
- 0901 234 567 (có khoảng trắng)
- +84901234567 (có +84)
Format chuẩn: 10 số, bắt đầu 0
2. Về Mã số thuế:
✅ Hợp lệ:
- 0123456789 (10 số)
- 0123456789-001 (13 ký tự, có mã chi nhánh)
❌ Không hợp lệ:
- 123456789 (thiếu 1 số)
- ABC1234567 (có chữ)
- 0123-456-789 (sai format)
Format chuẩn: 10-13 ký tự số
3. Về Email:
✅ Hợp lệ:
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
❌ Không hợp lệ:
- user@company (thiếu .com)
- user @company.com (có khoảng trắng)
- [email protected] (thiếu domain)
4. Về Trạng thái:
ACTIVE: Khách hàng đang hoạt động
INACTIVE: Khách hàng ngưng hoạt động
⚠️ Vô hiệu hóa khách hàng:
- Không xóa dữ liệu
- Giữ nguyên lịch sử giao dịch
- Có thể kích hoạt lại
💡 Mẹo hay
1. Tìm kiếm nhanh:
- Nhập 4 số cuối SĐT: "4567"
- Nhập tên không dấu: "nguyen van a"
- Nhập email: "@company.com"
2. Quản lý công ty:
Nên:
- Nhập đầy đủ MST (10 số)
- Cập nhật thông tin khi có thay đổi
- Kiểm tra trùng lặp trước khi tạo mới
Tránh:
- Tạo nhiều công ty cùng MST
- Để trống thông tin quan trọng
3. Liên kết khách hàng - công ty:
Best Practice:
- Luôn liên kết qua MST công ty
- Một công ty → Nhiều nhân viên
- Nhân viên nghỉ việc → Vẫn giữ liên kết (lịch sử)
4. Bảo mật thông tin:
Chú ý:
- Không chia sẻ SĐT khách hàng
- Không gửi email spam
- Tuân thủ GDPR/PDPA về dữ liệu cá nhân
🔍 Checklist trước khi lưu
Khách hàng:
☐ Họ tên đầy đủ (không viết tắt)
☐ SĐT đúng format (10 số)
☐ Email hợp lệ (nếu có)
☐ Giới tính đã chọn
☐ Công ty đã liên kết (nếu là khách công ty)
Công ty:
☐ Tên công ty chính xác
☐ MST đúng (10-13 số)
☐ SĐT công ty hợp lệ
☐ Email công ty (nếu có)
☐ Địa chỉ đầy đủ
📊 Action Log
Hệ thống tự động ghi log:
✅ Tạo khách hàng mới
✅ Cập nhật thông tin khách hàng
✅ Vô hiệu hóa khách hàng
✅ Kích hoạt lại khách hàng
✅ Tạo công ty mới
✅ Cập nhật thông tin công ty
✅ Vô hiệu hóa công ty
✅ Liên kết khách hàng - công ty
✅ Hủy liên kết
Troubleshooting
Lỗi thường gặp
1. "Số điện thoại đã tồn tại"
Nguyên nhân: SĐT đã được dùng cho khách hàng khác
Giải pháp:
1. Kiểm tra khách hàng cũ:
- Tìm theo SĐT
- Nếu là cùng người → Cập nhật thông tin
- Nếu là người khác → Kiểm tra lại SĐT
2. Khách hàng cũ INACTIVE:
- Kích hoạt lại
- Cập nhật thông tin
2. "Mã số thuế đã tồn tại"
Nguyên nhân: Công ty đã được tạo với MST này
Giải pháp:
1. Tìm công ty theo MST
2. Kiểm tra thông tin:
- Nếu đúng công ty → Dùng luôn
- Nếu sai thông tin → Cập nhật
- Nếu là công ty khác → Kiểm tra lại MST
3. "Không tìm thấy khách hàng"
Nguyên nhân:
- SĐT nhập sai
- Khách hàng bị INACTIVE
- Chưa có trong hệ thống
Giải pháp:
1. Kiểm tra lại SĐT (10 số, bắt đầu 0)
2. Tìm kiếm bao gồm INACTIVE
3. Nếu không có → Tạo mới
4. "Email không hợp lệ"
Nguyên nhân: Format email sai
Giải pháp:
Kiểm tra format:
✅ [email protected]
✅ [email protected]
❌ user@domain
❌ user @domain.com
❌ @domain.com