Chuyển tới nội dung chính

Hướng dẫn Quản lý Kho

Hệ thống quản lý kho hoạt động theo một chu trình khép kín từ thiết lập đến vận hành và báo cáo.

1. Sơ đồ Luồng Tổng quát​

Hệ thống quản lý kho hoạt động theo một chu trình khép kín từ thiết lập đến vận hành và báo cáo.

2. Chi tiết các bước thiết lập​

2.1. Thiết lập Kho hàng​

Xác định các địa điểm lưu trữ vật lý. Hệ thống hỗ trợ nhiều loại kho để phân tách trách nhiệm.

  • Dữ liệu cần: Mã kho, Tên kho, Loại kho (Kho tổng, Bếp, Bar, Kho lạnh).
  • Lưu ý: 💡 Ghi chú rõ "Kho mặc định" để hệ thống tự động gợi ý khi tạo phiếu.

2.2. Thiết lập Nhà cung cấp​

Quản lý đối tác cung cấp để theo dõi nguồn hàng và công nợ.

  • Dữ liệu cần: Tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Mã số thuế.

2.3. Thiết lập Đơn vị tính​

Hệ thống quản lý đa đơn vị tính (Multi-UOM).

  • Thực hiện: Khai báo toàn bộ các đơn vị từ nhỏ nhất (Gam, ML, Cái) đến lớn nhất (Bao, Thùng, Két).
  • Lưu ý: 💡 Luôn ưu tiên khai báo đơn vị dùng để chế biến/bán lẻ trước.

2.4. Thiết lập Danh mục​

Phân loại để dễ dàng quản lý và báo cáo.

  • Danh mục NVL: Thịt, Rau, Gia vị, Đồ khô...
  • Danh mục SP/Hàng hóa: Đồ uống, Món khai vị, Món chính...

2.5. Thiết lập Nguyên vật liệu​

Đây là các mặt hàng dùng để chế biến hoặc quản lý tồn kho thô.

  • Cấu hình quan trọng:
    • ĐVT chế biến: Đơn vị dùng trong công thức (BOM).
    • ĐVT mua hàng: Đơn vị khi nhập từ NCC.
    • Hệ số quy đổi: Tỷ lệ giữa ĐVT mua và ĐVT chế biến (Ví dụ: 1 Thùng = 24 Chai).

2.6. Thiết lập Sản phẩm & Hàng hóa​

Các mặt hàng trực tiếp hiển thị trên Menu bán hàng. Hệ thống phân loại thành 3 loại chính:

  • RECIPE (Sản phẩm chế biến):
    • Các món ăn, đồ uống được pha chế tại nhà hàng.
    • Đặc điểm: ⚠️ Bắt buộc phải thiết lập BOM (định mức) để hệ thống tự động trừ tồn kho nguyên liệu khi bán.
  • RETAIL (Hàng bán lẻ/Hàng hóa):
    • Các sản phẩm mua đi bán lại trực tiếp (Ví dụ: Lon Coca, Nước suối).
    • Đặc điểm: Có thể quản lý tồn kho trực tiếp cho chính mã hàng đó mà không cần qua BOM nguyên liệu.
  • SEMI (Bán thành phẩm):
    • Các loại sốt, nước dùng hoặc thực phẩm sơ chế sẵn.
    • Đặc điểm: Không bán trực tiếp cho khách hàng nhưng được dùng làm thành phần (nguyên liệu) cho các sản phẩm loại RECIPE. Cũng có thể có BOM riêng.

2.7. Thiết lập BOM (Bill of Materials - Định mức)​

Đây là "trái tim" của hệ thống tự động hóa kho. Think POS hỗ trợ BOM nhiều cấp để quản lý các quy trình chế biến phức tạp.

  • Nghiệp vụ: Khai báo 1 Sản phẩm được cấu thành từ những Nguyên vật liệu hoặc Bán thành phẩm nào.
  • BOM nhiều cấp (Multi-level BOM):
    • Một sản phẩm loại RECIPE có thể chứa các thành phần là sản phẩm loại SEMI (Bán thành phẩm).
    • Bản thân sản phẩm SEMI đó lại có một BOM riêng chứa các nguyên liệu thô (INGREDIENTS).

Ví dụ phân cấp:

  1. Cấp 1 (Sản phẩm bán): Bò bít tết (RECIPE).
  2. Cấp 2 (Bán thành phẩm): Nước sốt tiêu đen (SEMI) - nằm trong BOM của Bò bít tết.
  3. Cấp 3 (Nguyên liệu thô): Tiêu đen, Muối, Kem tươi - nằm trong BOM của Nước sốt tiêu đen.

Tác dụng: Khi bán 1 đĩa Bò bít tết, hệ thống sẽ tự động "bóc tách" qua các cấp để trừ tồn kho chính xác các nguyên liệu thô cuối cùng (Tiêu, muối...) và các bán thành phẩm trung gian nếu có quản lý kho riêng.

3. Quy trình Vận hành​

3.1. Nhập kho​

Cập nhật số lượng hàng vào kho từ NCC hoặc nhập tồn khởi tạo.

  • Bước thực hiện: Chọn Kho -> Chọn Nguyên liệu -> Nhập số lượng & Đơn giá.
  • Hệ thống: ✅ Tự động tính lại Giá bình quân gia quyền để làm cơ sở tính giá vốn.

3.2. Xuất kho​

Dùng cho các trường hợp xuất hủy, xuất tiêu hao nội bộ không qua bán hàng.

  • Bước thực hiện: Chọn Kho xuất -> Chọn Lý do xuất -> Chọn mặt hàng.

3.3. Chuyển kho​

Luân chuyển hàng hóa giữa các kho (VD: Từ Kho tổng về Bếp).

  • Bước thực hiện: Chọn Kho đi -> Chọn Kho đến -> Chọn danh sách hàng.
  • Kết quả: ✅ Giảm tồn kho đi và tăng tồn kho đến ngay khi xác nhận.

3.4. Kiểm kho​

Định kỳ đối soát số lượng thực tế tại kho so với phần mềm.

  • Quy trình: Tạo phiếu kiểm -> Nhập số lượng thực tế đếm được -> Hệ thống tính toán chênh lệch.
  • Xử lý: ⚠️ Khi "Hoàn tất kiểm kê", hệ thống tự động tạo các phiếu bù trừ để cân bằng tồn kho trên phần mềm về đúng số thực tế.

3.5. Xuất kho theo Phiếu bán hàng​

Quy trình trừ tồn kho tự động dựa trên hóa đơn bán hàng.

  • Cơ chế:
    1. Lọc các hóa đơn đã thanh toán.
    2. Hệ thống truy vấn BOM của các món trong hóa đơn.
    3. Tổng hợp tổng lượng NVL cần xuất.
    4. Kiểm tra điều kiện tồn kho.
    5. Tạo phiếu xuất kho dựa trên dữ liệu tổng hợp.

Điều kiện: Sản phẩm bắt buộc phải có BOM mới có thể thực hiện quy trình này.